Comment reconnaître des fausses factures ou des factures modifiées : comment éviter cette arnaque ?

Les arnaques aux fausses factures se multiplient et touchent aussi bien les particuliers que les entreprises. Vous recevez une facture par e-mail d’un fournisseur habituel, mais un détail cloche : l’IBAN a changé ou la mise en page semble différente. Vous êtes peut-être face à une tentative de fraude ! Comment reconnaître des fausses factures ou des factures modifiées et éviter de tomber dans le piège ?

Les escrocs utilisent différentes méthodes pour vous tromper :

• Usurpation d’identité : ils interceptent des factures légitimes et modifient les coordonnées bancaires avant de les renvoyer.
• Faux e-mails : ils imitent les communications d’un fournisseur réel en changeant juste quelques détails.
• Phishing : ils envoient un e-mail contenant un lien vers un faux site où vous êtes invité à payer une facture frauduleuse.

L’objectif est toujours le même : vous inciter à envoyer l’argent vers un compte frauduleux. Ces fraudeurs exploitent souvent des périodes de vacances ou de forte activité pour maximiser leurs chances de réussite, espérant que les vérifications seront moins rigoureuses en interne.

Certains signes doivent vous alerter :

• Un changement de numéro de compte : si un fournisseur habituel vous demande de verser l’argent sur un nouveau compte, vérifiez avant de payer.
• Une adresse e-mail suspecte : les fraudeurs utilisent parfois des adresses proches de celles des entreprises légitimes, mais avec une légère modification (exemple : @fourniseur.com au lieu de @fournisseur.com).
• Des fautes d’orthographe : les arnaqueurs utilisent souvent des traductions automatiques, ce qui entraîne des erreurs grossières.
• Une pression pour payer rapidement : si on vous met la pression pour régler en urgence, méfiez-vous.
• Un manque de détails habituels : une facture frauduleuse peut contenir un logo de mauvaise qualité, des références client erronées ou une absence de mentions légales.

Soyez également attentif à la mise en page générale. Un document qui semble légèrement différent des factures habituelles (police d’écriture, couleurs, format) peut être un signe d’alerte.

Pour éviter de tomber dans le piège :

• Sensibilisez vos équipes : dans une entreprise, informez vos collaborateurs sur les risques liés aux fausses factures. Il est essentiel que tous les services concernés (comptabilité, direction, logistique) soient informés des procédures de contrôle.
• Double vérification : mettez en place un processus de validation des paiements avec plusieurs niveaux de contrôle. Par exemple, un paiement au-delà d’un certain montant pourrait nécessiter une confirmation supplémentaire.
• Utilisez une solution de cybersécurité : certains outils permettent de détecter les tentatives de phishing et les e-mails frauduleux. Les logiciels de filtrage des e-mails peuvent bloquer les messages suspects avant qu’ils n’atteignent votre boîte de réception.
• Méfiez-vous des changements soudains : un fournisseur qui change de compte bancaire sans prévenir doit toujours éveiller vos soupçons. N’hésitez pas à appeler directement le fournisseur concerné pour confirmation.
• Surveillez votre boîte e-mail : évitez d’ouvrir des pièces jointes ou de cliquer sur des liens provenant d’expéditeurs inconnus.
• Archivez vos factures : conservez une trace des paiements effectués et des factures reçues pour pouvoir les comparer en cas de doute.

En appliquant ces conseils, vous réduirez considérablement le risque de tomber dans le piège des fraudeurs. Restez vigilant et prenez le temps de bien vérifier chaque facture avant de la payer !

Si vous avez un doute, voici les bons réflexes à adopter :

1. Vérifiez l’émetteur : contactez directement votre fournisseur via son numéro officiel. Ne répondez pas directement à l’e-mail reçu, mais utilisez un contact que vous connaissez déjà.
2. Comparez avec les anciennes factures : regardez si le format, le logo et les références correspondent. Si une information diffère, il est préférable de demander confirmation avant d’effectuer le paiement.
3. Ne payez pas immédiatement : prenez le temps de faire des vérifications avant d’effectuer un virement.
4. Signalez la tentative de fraude : si vous identifiez une fausse facture, informez votre fournisseur et signalez-la aux autorités compétentes. En Belgique, vous pouvez contacter la police ou signaler l’arnaque sur des plateformes dédiées comme Safeonweb.
5. Mettez en place des alertes en interne : sensibilisez votre équipe et mettez en place un protocole clair pour la gestion des paiements.

Si vous avez malheureusement effectué un paiement frauduleux, voici les étapes à suivre :

1. Contactez immédiatement votre banque : expliquez la situation et demandez s’il est possible d’annuler ou de récupérer la transaction. Plus vous réagissez vite, plus vous avez de chances de récupérer votre argent.
2. Déposez plainte auprès de la police : cela permet d’ouvrir une enquête et d’éventuellement identifier les fraudeurs.
3. Informez votre fournisseur : si la facture était censée provenir d’un de vos partenaires, avertissez-le pour qu’il puisse également prendre des mesures de sécurité.
4. Signalez la fraude aux autorités compétentes : en Belgique, vous pouvez signaler les tentatives de fraude sur Safeonweb ou auprès du Centre pour la Cybersécurité.
5. Renforcez vos mesures de sécurité : revoyez vos processus internes pour éviter que cela ne se reproduise. Par exemple, imposez une double vérification des coordonnées bancaires avant tout virement important.

Liens utiles :

• Ministère de l’économie : Fraude à la facture : questions fréquemment posées (FAQ) | SPF Economie
• Police Locale